Gitte Aaberg – Persondata og HR-jura
Oplysninger om behandling af personoplysninger
Dataansvarlig
Gitte Aaberg – Persondata og HR-jura, cvr.nr. 14499598, er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som jeg modtager. Herunder finder du mine kontaktoplysninger:
Gitte Aaberg – Persondata og HR-jura
Hasselager Centervej 17, 1., 8260 Viby J
CVR-nr.: 14499598
Telefon: 28970326
Email: gitte@gitteaaberg.dk
Jeg indsamler kun nødvendige personoplysninger til bestemte formål, som du kan læse mere om herunder, og jeg sletter disse oplysninger igen, når der ikke længere er et legalt formål med at behandle dem. Det kan du også læse mere om.
Persondatareglerne og personalejuridisk rådgivning
Reglerne i persondataforordningen og databeskyttelsesloven finder anvendelse, når jeg yder personalejuridisk rådgivning til virksomheder.
Det betyder, at princippet om blandt andet dataminimering er gældende og derfor vil jeg kun efterspørge (indhente) de helt nødvendige personoplysninger til brug for den konkrete opgave, ligesom jeg kun gemmer oplysningerne så lang tid, der er et legitimt formål med det.
Der skal ikke indgås en databehandleraftale med mig, når jeg yder personalejuridisk rådgivning
Når jeg rådgiver virksomheder i ansættelsesretlige spørgsmål, er jeg dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, der indgår i sagen.
Begrundelsen for dette er, at den primære ydelse fra min side ikke er behandling af personoplysninger, men rådgivning, og desuden foreligger der – naturligvis – ikke en instruks fra virksomheden om hvad konklusionen i rådgivningen skal være.
Hvis de opgaver jeg skal løse, er af mere administrativ karakter, skal der i visse tilfælde udarbejdes en databehandleraftale og i disse tilfælde har jeg en databehandleraftale, vi kan tage udgangspunkt i.
Tavshedspligt
Når jeg rådgiver mine kunder om personalejuridiske spørgsmål, er jeg underlagt tavshedspligt, og denne tavshedspligt går forud for de registreredes rettigheder efter persondatareglerne. Det skal forstås på den måde, at såfremt det er nødvendigt for min rådgivning, at jeg modtager oplysninger om konkrete medarbejdere, vil disse medarbejdere ikke automatisk blive informeret, sådan som det i andre tilfælde er påkrævet efter persondatareglerne.
Behandling af personoplysninger i forbindelse med personalejuridisk rådgivning, herunder sager i det fagretlige system og forhandling af lokalaftaler:
Når jeg skal yde rådgivning i personalejuridiske sager, behandler jeg oplysninger som led i denne rådgivning.
Det drejer sig primært om almindelige oplysninger som fx navn, adresse, alder, køn, telefonnummer og e-mailadresse. Det kan desuden være nødvendigt at behandle følsomme oplysninger fx helbredsoplysninger og fagforeningsforhold.
Retsgrundlaget for min behandling af personoplysningerne følger af databeskyttelsesforordningens artikler: 6, stk. 1, litra a, b og c og 9, stk. 1, litra a, b, e og f.
Jeg opbevarer oplysningerne så længe fortsat behandling er nødvendig i forhold til den rådgivning, jeg yder og for at jeg kan overholde retlige forpligtelser, fx for at et retskrav kan fastlægges eller forsvares.
Personoplysningerne kan videregives til:
- Arbejdsgiverforening
- Modparter i sager, fx fagforeninger og modparts advokat
- Kommuner, fx i sager vedrørende dagpengerefusion
- Eksterne rådgivere, fx advokater
Oplysningerne behandles i Microsoft 365.
Inden du og din virksomhed bliver kunde hos mig, behandler jeg følgende personoplysninger:
Når du retter henvendelse til mig for en dialog omkring en mulig opgave, vil jeg indsamle oplysninger til brug for udarbejdelse af opgavebeskrivelse og pris samt for yderligere dialog og mulighed for at servicere dig.
De oplysninger, jeg indsamler, får jeg som udgangspunkt af dig selv og der er tale om almindelige oplysninger, herunder navn, e-mail, mobil og stilling.
I nogle tilfælde har jeg fået dine kontaktoplysninger fra personer i mit netværk. Det sker fx hvis du og din virksomhed har efterspurgt assistance indenfor personalejura eller persondata og samtidig har givet lov til, at personen i mit netværk videregiver dine kontaktoplysninger til mig.
Hvis jeg ikke skal yde assistance til dig og din virksomhed og vi derfor ikke indgår en konkret aftale, vil alle personoplysninger blive slettet senest efter 6 måneder.
Retsgrundlaget for indsamling af oplysninger er persondataforordningens artikel 6, 1, b) eller 6, 1, f).
Jeg videregiver ikke dine oplysninger til tredjemand, ligesom dine oplysninger ikke overføres til lande udenfor EU. Oplysningerne behandles i Microsoft 365.
Når du og din virksomhed er kunde hos mig, behandler jeg følgende personoplysninger:
Forudsætningen for at løse de opgaver, jeg får fra dig og din virksomhed, er at vi kan have kontakt og dialog via mail, møder og telefon.
De oplysninger, jeg indsamler, får jeg som udgangspunkt af dig selv og der er tale om almindelige oplysninger, herunder navn, e-mail, mobil og stilling.
I nogle tilfælde har jeg fået dine kontaktoplysninger fra personer i mit netværk. Det sker fx hvis du og din virksomhed har efterspurgt assistance indenfor personalejura eller persondata og samtidig har givet lov til, at personen i mit netværk videregiver dine kontaktoplysninger til mig.
Formålet med at indsamle personoplysninger er således den konkrete opgaveløsning og vores dialog.
Der er tale om almindelige personoplysninger såsom navn, e-mail, mobilnummer, mødeaktivitet, stilling m.v.
Retsgrundlaget for indsamling af oplysninger er persondataforordningens artikel 6, 1, b.
Jeg videregiver ikke dine oplysninger til tredjemand, ligesom dine oplysninger ikke overføres til lande udenfor EU. Oplysningerne behandles i Microsoft 365. Jeg har indgået databehandleraftale med denne leverandør.
Når du og din virksomhed ikke længere er kunde hos mig
Når et kundeforhold ophører, vurderer jeg hvilke oplysninger, der skal slettes og hvilke, der skal gemmes.
De oplysninger, der skal slettes, vil blive det senest efter 6 måneder.
De oplysninger, der skal gemmes, vil blive gemt i 5 år.
Hjemmel til denne behandling er persondataforordningens artikel 6, 1, c) eller 6, 1, f).
Når du bruger min hjemmeside www.gitteaaberg.dk:
Når du bruger min hjemmeside, indsamler jeg enkelte personoplysninger. Det kan du læse mere om i min cookiepolitik, som du finder her: Link.
Når du tilmelder dig mit nyhedsbrev
Når du tilmelder dig mit nyhedsbrev via min hjemmeside, indsamler jeg følgende personoplysninger: Navn og e-mail. Formålet med at indsamle disse oplysninger, er at kunne sende nyhedsbrevet til dig fremover.
Nyhedsbrevet kommer ikke med faste intervaller, men jeg bestræber mig på at udsende det 4-8 gange årligt.
Retsgrundlaget for indsamling af de nævnte oplysninger er samtykke jfr. markedsføringslovens § 10, stk. 1, samt persondataforordningen artikel 6, 1, a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage – det gør du enten ved at afmelde dig direkte i nyhedsbrevet eller ved at give mig besked på gitte@gitteaaberg.dk.
Jeg videregiver ikke dine oplysninger til tredjemand.
Oplysningerne behandles i Mailchimp og i Microsoft 365.
Dine oplysninger slettes senest 6 måneder efter du har afmeldt dig nyhedsbrevet.
Sikkerhed – sådan passer jeg på personoplysningerne
Jeg har implementeret både fysiske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder adgangskontrol, adgangskoder samt løbende back-up.
Det betyder, at jeg i høj grad har sikret behandlingen af personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring samt uautoriseret videregivelse eller offentliggørelse.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til min behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte mig.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som jeg behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for min almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må jeg fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod min lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, jeg behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Dokumentoplysning
Dette er 1. version af Gitte Aaberg – Persondata og HR-jura’s persondatapolitik skrevet 25. maj 2018.
Gitte Aaberg
